اپن آفیس چیست؟ مزایا و معایب آن

در حال‌ حاضر شرکت ها و دفاتر اداری، با مشکلات مشابهی همچون فضای محدود اداری مواجه هستند و به‌ همین دلیل نیز تقریباً همگی آن‌ ها در حال گذر از طراحی دکوراسیون فضای اداری سنتی به فضاهای مدرن تر با استراتژی‌ های کاربردی‌ تر می‌ باشند؛ زیرا در بیشتر فضا های اداری سنتی، بیشتر از ۶۰ درصد از محیط داخلی ادارات غیر قابل استفاده بوده و علاوه‌ بر فضای تلف شده در محیط، سبب بهره‌مندی از تعداد کارکنان کم‌ تر و همچنین افزایش هزینه‌ های جانبی خواهد شد. تمایل به افزایش همکاری میان کارکنان و همچنین استفاده بهینه از فضای در دسترس و تقویت نوآوری، سبب حرکت به سمت یک طراحی اداری مدرن‌ تر شده‌ است که تحت عنوان اپن آفیس و یا فضای اداری باز در محیط داخلی ادارات شناخته می‌ شود.

در ادامه مقاله به بررسی open office در محیط داخلی ادارات پرداخته و مزایا و معایب آن را مورد بررسی قرار خواهیم داد. پس در ادامه مقاله با ما همراه باشید.

تعریف اپن آفیس (open office)

اپن آفیس تحت عنوان دفاتر اداری باز نیز شناخته شده و با دفاتر خصوصی دارای تفاوت‌ های بسیار زیادی می‌ باشد. این نوع از طراحی های داخلی در دفاتر اداری، دارای محیط‌ های میز مشترک، اتاق‌ های کنفرانس و فضا های قابل دسترس برای تمامی کارکنان و کارمندان یک اداره هستند و نسبت‌ به طراحی های سنتی، بسیار کاربردی‌ تر می‌ باشند. سطوح بهره‌وری و خلاقیت در فضا های اداری با پلان باز، بسیار بالاتر از سایر ادارات بوده و در صورت طراحی و اجرای صحیح، می‌ تواند مزایای بی‌ شماری را به‌ دنبال داشته باشد. ادارات و شرکت‌ هایی که دارای اپن آفیس در طراحی داخلی فضای خود می باشند، از افزایش همکاری، خلاقیت و همچنین بهبود هدف شرکت برخوردار هستند و کارکنان آن می‌ توانند با همکاری به‌ صورت تیمی، کسب‌ و کار شرکت را رونق بخشند.

ویژگی‌ های پلان اداری باز

در طراحی های اداری به سبک اپن آفیس، کارکنان در یک فضای باز واحد با یکدیگر کار کرده و فاقد اتاق اداری خصوصی برای فعالیت اداری خود هستند. اگرچه می‌ توان با استفاده از جداکننده‌ های اداری همچون پارتیشن‌ های اداری، فضا های مشخصی را در داخل این نوع محیط‌ های اداری ایجاد کرده و سبب استفاده بهینه از فضای داخلی شد. این نوع طراحی داخلی، در تمامی فضا های اداری و شرکت‌ ها با متراژ های متفاوت قابل‌ اجرا بوده و به‌ ویژه برای اداراتی با متراژ کوچک که فاقد فضاسازی هستند، می‌ تواند بسیار مفید واقع شود. در پلان اداری باز برخلاف ادارات سنتی، تمامی کارکنان و کارمندان با یکدیگر در حال تعامل هستند و با عملکرد خود به‌ صورت تیمی، می‌ توانند فعالیت‌ های بسیار کارآمد تری را در جهت هدف شرکت انجام دهند. در طراحی اپن آفیس نیز به‌ طور معمول از تجهیزات و وسایل اداری مشترک همانند میز اداری مشترک استفاده می‌ شود و چیدمان آن‌ ها به‌ گونه‌ ای است که علاوه‌ بر استفاده بهینه از فضا، تمامی کارکنان بتوانند از آن‌ ها به‌ راحتی استفاده کنند.

مزایای اپن آفیس در ادارات

از جمله مزایای پلان اداری باز، می‌ توان به چند مورد زیر اشاره نمود:

بهبود ارتباطات میان کارکنان

در طراحی داخلی ادارات به سبک open office، تعامل میان کارکنان و کارمندان با یکدیگر بسیار افزایش یافته و به‌ دلیل عدم فعالیت در فضا های شخصی اداری و همچنین عملکرد به‌ صورت تیمی، بازدهی بسیار بالایی در فعالیت آن‌ ها در راستای هدف شرکت مشاهده شده‌ است.

هزینه‌ های کم‌ تر

طراحی داخلی ادارات به سبک پلان باز، علاوه‌ بر مزایای کاربردی، سبب صرف هزینه‌ های کم‌ تر نیز خواهد شد. زیرا در چنین فضاهایی، تجهیزات و وسایل اداری به‌ صورت اشتراکی استفاده می‌ شوند و از این‌ رو سبب کاهش هزینه‌ های مصرفی خواهند شد.

استفاده کارآمد تر از فضای اداری

در این نوع طراحی داخلی ادارات، برخلاف سبک‌ های سنتی، از حداکثر فضا برای بهره‌وری بیشتر استفاده‌ شده و اگر طراحی آن به‌ صورت اصولی و استاندارد اجرا شود، کارمندان می‌ توانند به‌ راحتی علاوه‌ بر استفاده راحت از تجهیزات اداری، در محیط داخلی رفت‌ و آمد کنند.

افزایش خلاقیت و نوآوری

همکاری کارکنان به‌ صورت تیمی در فضا های اپن آفیس، می‌ تواند خلاقیت و نوآوری آن‌ ها را افزایش داده و علاوه‌ بر آن در تعاملات اجتماعی آن‌ ها نیز بسیار موثر واقع شود. همچنین عملکرد به‌ صورت تیمی در چنین فضایی، می‌ تواند سبب کاهش اضطراب و استرس در کارمندان شود و فعالیت اداری آن‌ ها را بهبود بخشد.

معایب اوپن آفیس در ادارات

همان‌ طور که طراحی با پلان باز در محیط داخلی ادارات دارای مزایای بی‌ شماری است، اما در مقابل از معایبی نیز برخوردار می‌ باشد. یکی از بزرگ‌ ترین معایب این طراحی در دفاتر اداری، عدم تمرکز کارکنان در حین فعالیت و وجود عوامل حواس‌ پرتی برای آن‌ ها است. عدم وجود حریم خصوصی در چنین محیط‌ هایی برای کارکنان و کارمندان، می‌ تواند تمرکز بر فعالیت آن‌ ها را تا حد قابل‌ توجهی کاهش داده و به‌ دلیل فعالیت تمامی کارکنان در یک فضا، آلودگی صوتی بسیار افزایش یافته و در نهایت سبب ایجاد استرس در پرسنل شود. اما این نکته نیز قابل‌ توجه است که کار در محیط‌ های اداری با پلان باز، دارای قوانین و استاندارد هایی جهت تامین رفاه حال کارمندان است و با دانستن و رعایت این نکات، کارکنان می‌ توانند مرزبندی مناسبی را برای خود در چنین محیط هایی ایجاد کرده و بدون وجود عوامل حواس‌ پرتی و تمرکز بالا، به فعالیت کاری خود ادامه دهند.

نقش پارتیشن در دفاتر کاری بدون مرز

طراحی اپن آفیس در ادارات، تحت عنوان دفاتر کاری بدون مرز نیز شناخته می‌ شود. حال این سوال مطرح است که نقش پارتیشن در دفاتر کاری بدون مرز چیست؟ پارتیشن‌ ها، دیوار های کاذبی هستند که از متریال‌ های متفاوتی همچون چوب، ام دی اف، فلز و شیشه در طراحی و ساخت آن‌ ها استفاده‌ شده و با توجه به کاربرد خود در محیط، دارای انواع گوناگونی هستند. این دیوار ها در نوع تک‌ جداره و دوجداره، ثابت و متحرک، تمام قد و نیم قد قابل طراحی هستند و در فضای کار اشتراکی و اپن آفیس نیز می‌ توانند دارای نقش‌ ها و کاربرد های بسیار مهمی باشند. پارتیشن‌ های اداری شیشه‌ ای نیم قد در اداراتی با طراحی پلان باز، می‌ توانند نظم بسیار مناسبی را در محیط ایجاد کرده و علاوه‌ بر آن هیچ‌ گونه اختلالی در تعامل کارمندان و سبک طراحی اپن آفیس ایجاد نکنند. در واقع پارتیشن‌ های اداری، تجهیزاتی بسیار انعطاف‌ پذیر هستند و به‌ دلیل تنوع گسترده در طرح و رنگ، قابل‌ استفاده در تمامی سبک‌ های اداری می‌ باشند.

شرکت مبلمان اداری نوژن یکی از برترین شرکت هایی است که در حوزه تولید تجهیزات اداری همچون مبلمان اداری و طراحی دکوراسیون داخلی اداری در حال فعالیت است و انواع پارتیشن بندی ادارات و دفاتر کار را اجرا می نماید. برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان مجموعه در تماس باشید.