مهم ترین نکات در طراحی اتاق کنفرانس

یکی از بخش های مهم در ادارات و سازمان‌ها بعد از اتاق مدیریت، اتاق کنفرانس است. دکوراسیون و چیدمان یا طراحی اتاق کنفرانس در شرکت‌ها برای کارفرمایان بسیار حائز اهمیت بوده و شرکت‌های بزرگ معمولاً اتاق های بزرگتر را جهت برگزاری جلسات مهم، گردهمایی و انجام تصمیمات انتخاب کرده و استفاده می‌کنند.

در ادامه این مقاله قصد داریم تا برخی نکات در رابطه با طراحی اتاق‌های کنفرانس را ارائه کرده و هر کدام را مورد بررسی قرار دهیم.

۱۱ نکته مهم در طراحی اتاق کنفرانس 

اتاق کنفرانس جزء مکان‌های مهم در ادارات و مکان‌های آموزشی جهت برقراری جلسات و سمینارها بوده و طراحی و اجرای دکوراسیون داخلی آن متناسب با سبک و سلیقه کارفرمایان اجرا می‌شود. جهت طراحی اتاق‌های کنفرانس، کارفرمایان باید برخی نکات و استانداردهای لازم در نحوه چیدمان و دکوراسیون داخلی آن بپردازند که از جمله نکات می‌توان به نوع نورپردازی، میز کنفرانس، تجهیزات اتاق، دیوارها و غیره اشاره کرد. همچنین تمامی ملزومات و تجهیزات مورد استفاده در اتاق‌های کنفرانس باید متناسب با شرایط و نیازهای شرکت بوده و در راستای اهداف شرکت تهیه‌شده و استفاده گردد.

این نکات عبارتنداز:

• انتخاب صندلی مناسب

یکی از نکات مهم در طراحی اتاق کنفرانس، استفاده از صندلی اداری مناسب بوده و دارای نقش بسیار مهمی در دکوراسیون و چیدمان اتاق کنفرانس می‌باشد. اولین نکته‌ای که در خرید انواع صندلی اداری باید در نظر داشته باشید، این است که صندلی مدیر عامل شرکت برای اتاق کنفرانس باید به‌گونه‌ای انتخاب شود که نسبت‌ به سایر صندلی‌ها شیک تر، گران‌قیمت تر و لوکس‌ تر باشد. زیرا در اتاق‌های کنفرانس به‌طورکلی یا در محیط داخلی سازمان و شرکت‌ها، ویژگی‌های صندلی‌های اداری نشان‌دهنده قدرت و جایگاه شخص در سازمان می‌باشد.

 سایر صندلی‌های موجود در اتاق کنفرانس نیز برای اعضا و شرکت‌کنندگان باید بسیار شیک و مدرن بوده و علاوه‌بر ظاهری زیبا، باید کاملاً استاندارد، طبی و راحت باشند تا افراد در هنگام جلسه دچار خستگی و صدمات جسمی نشوند. اگر از صندلی‌های غیرطبیعی و غیراستاندارد در اتاق‌های کنفرانس استفاده شود، به‌مرور کارکنان و اعضای جلسه دچار دردهای جسمی مانند گردن درد، کمردرد، زانودرد و غیره شده و بازدهی آن‌ها در فعالیت و کار دچار کاهش می‌شود.

به‌ طور کلی طراحی اتاق کنفرانس کار پیچیده‌ای بوده و قبل ‌از انتخاب هر گونه تجهیزات و نحوه چیدمان آن، بهتر است با یک کارشناس و طراح دکوراسیون مشورت کرده تا از صرف هزینه‌های اضافی در دیزاین اتاق کنفرانس جلوگیری نمایید.

• نورپردازی مناسب

یکی از کلیدی‌ترین ویژگی‌های اتاق‌های کنفرانس، نورپردازی مناسب این فضا است. اگر نور در یم اتاق کنفرانس کافی نباشد و یا اتاق کنفرانس فاقد نورپردازی استاندارد باشد، این شرایط سبب ایجاد خستگی، کلافگی و حتی خواب‌آلودگی در افراد و اعضای تیم شده و تمرکز آن‌ها را از بین می‌برد. درهنگام انتخاب اتاق کنفرانس، بهتر است اتاقی را در نظر داشته باشید که دارای حداکثر نور کافی در فضای داخلی بوده و سبب ایجاد نشاط در کارکنان شود. نور کافی در این محیط علاوه‌بر زیبایی دوچندان دکوراسیون داخلی اتاق کنفرانس، باعث ایجاد حس تمرکز و شادابی در اعضای جلسه شده و این نور می‌تواند هم به‌صورت طبیعی و هم به‌صورت مصنوعی تهیه شود که نور طبیعی را توسط انواع پرده کنترل کرده و نور مصنوعی نیز قابل تنظیم بوده و در مواقع مختلف می‌توان آن را کم و یا زیاد نمود.

• انتخاب بهترین مکان

در هنگام انتخاب مکان مناسب جهت برقراری جلسات و همایش‌های مهم، علاوه‌بر دقت به نورپردازی، به محل رفت‌وآمد در نزدیکی فضای اتاق کنفرانس نیز توجه نمایید. اتاق کنفرانس باید در قسمتی از شرکت قرار داشته باشد که از سروصداهای اضافی و رفت‌وآمدهای طولانی به‌دور بوده تا سبب ایجاد تمرکز بیشتر در کارکنان شده و کمترین اختلال را در جلسات به وجود آورد.

• آکوستیک بودن

یکی دیگر از نکات مهم مربوط به اتاق‌های کنفرانس، ورود و خروج صداها است. به این معنی که اتاق کنفرانسی که انتخاب می‌نمایید باید دارای عایق صدا بوده و از ورود صداهای مزاحم بیرونی به داخل جلسات جلوگیری کند. همچنین در برخی مواقع که جلسات و گردهمایی‌ ها محرمانه می‌باشد، گفتگوها و صداها نباید از اتاق جلسه به بیرون خارج شوند.

• طراحی کف و دیوارها

رنگ محیط داخلی اتاق‌های کنفرانس باید طوری انتخاب شود که افراد و اعضای گروه در حضور طولانی‌مدت در جلسات دچار کسلی و خستگی نشده و ازاین‌رو طراحان دکوراسیون داخلی، استفاده از رنگ‌های ملایم و روشن را توصیه می‌کنند.

• ابعاد اتاق کنفرانس

تعداد افراد شرکت‌کننده یکی از نکات مهم در عوامل تعیین‌کننده در ابعاد اتاق‌های کنفرانس است. علاوه‌براین توجه به فضای در دسترس در شرکت نیز در طراحی و دکوراسیون اتاق کنفرانس بسیار مهم است. همچنین فاصله نشستن افراد، قواعد رفت‌وآمد باید در طراحی اتاق کنفرانس اجرا شده و باید کمترین مزاحمت را برای افراد حاضر ایجاد نماید.

• سیستم صوتی

یکی دیگر از نکات مهم در اجرا و طراحی سالن کنفرانس، وضوح صدا در فضای داخلی آن است. بنابراین استفاده از انواع بلندگوهای متناسب با انواع میکروفون‌ها در چنین فضاهایی توصیه می‌شود. نصب این میکروفون‌ها باید به‌گونه‌ای باشد که کمترین فاصله را با افراد داشته و همچنین تعداد آن‌ها و محل نصب بلندگوها در فضای اتاق باید طوری باشد که به‌صورت یکنواخت صدا در محیط پخش‌شده و مانع از آزار رساندن به حاضرین شود.

• سیستم تصویری

سیستم تصویری شامل یک نمایشگر بزرگ برای تمامی افراد و نمایشگرهای شخصی برای تک‌تک افراد حاضر در جلسه است. محل نصب نمایشگرها و همچنین اندازه آن‌ها باید به‌گونه‌ای باشد که در فاصله‌های از مخاطبان قرار داشته باشد و هم‌زمان با انتقال حجم متناسبی از اطلاعات، هیچگونه مزاحمتی را برای افراد ایجاد نکند.

• دکوراسیون داخلی

در دکوراسیون اداری اتاق‌های کنفرانس و اتاق جلسات وسایل و تجهیزات مختلفی در کنار یکدیگر قرار گرفته و هماهنگی در رنگ، نوع چیدمان، اندازه، طرح و همچنین سبک آن‌ها تاثیر بسیار زیادی در نمای محیط داخلی اتاق‌های کنفرانس دارد. انتخاب نوع صندلی، میز و سایر تجهیزات آن بسیار در زیبایی و همچنین راحتی افراد جهت برگزاری جلسات بسیار مهم بوده و باید با تمامی نقاط اتاق دارای هماهنگی باشد.

• مبلمان استاندارد

یکی از مهم‌ترین نکات در چیدمان اتاق کنفرانس، استفاده از میز کنفرانس و صندلی کنفرانس مناسب، شیک و راحت برای برگزاری گردهمایی است. مهمترین نکته در خرید مبلمان اداری، توجه به کیفیت کالای خریداری‌شده است. مبلمان اتاق کنفرانس باید همگی دارای ویژگی ارگونومیک بوده و از خستگی و ناراحتی جسمی افراد جلوگیری نماید. هماهنگی و همخوانی مبلمان اداری در اتاق کنفرانس با دیوارها، رنگ و طرح اتاق و سایر تجهیزات اداری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار بوده و زیبایی و شکل ظاهری آن در دکوراسیون اتاق کنفرانس نیز بسیار حائز اهمیت است.

• رنگ‌آمیزی

رنگ‌آمیزی نیز از دیگر مراحل و نکات مهم در طراحی اتاق کنفرانس است که تاثیر بسیار زیادی در روحیه افراد حاضر در جلسه دارد. در رنگ‌آمیزی اتاق کنفرانس، طراحان به‌طور معمول از طیف رنگی ملایم و روشن استفاده می‌کنند که سبب ایجاد آرامش و تمرکز در حضار شده و رنگ اتاق کنفرانس باید با سایر چیدمان و دکوراسیون‌ های اتاق همخوانی داشته و سبب ایجاد هارمونی شود.

علاوه‌بر رنگ‌آمیزی دیوارها، می‌توان از انواع کاغذهای دیواری ساده و سه‌بعدی استفاده کرده که سبب جذابیت و زیبایی اتاق می‌شود.

همان‌طور که در این مقاله به آن اشاره کردیم، اتاق کنفرانس یکی از مهم‌ترین مواردی است که برای برگزاری یک جلسه یا کنفرانس از اهمیت بسیار بالایی برخوردار بوده و در هر سازمان و شرکتی، اتاق جلسات و اتاق‌های کنفرانس از جمله مهم‌ترین و اساسی‌ترین اتاق‌ها است و به همین جهت طراحی داخلی آن، چیدمان و دکوراسیون داخلی نیز از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

درواقع می‌توان گفت که هر چه فضای داخلی اتاق کنفرانس زیباتر، شیک‌تر و جذاب‌تر باشد، کیفیت جلسات بیشتر بوده و نفوذپذیری و اثربخشی کارفرمایان بر کارکنان و اعضاء نیز بیشتر بوده و ازاین‌رو بازدهی شرکت افزایش‌یافته و اهداف شرکت رو به موفقیت‌های بیشتر حرکت خواهد کرد.

شرکت نوژن، تولیدکننده و سازنده انواع میز اداری و تجهیزات اداری بوده و تمامی محصولات خود را با استفاده از مرغوب‌ترین متریال ها و بروزترین طرح‌ها و رنگ‌ها طراحی کرده و عرضه می‌نماید. طراحان این مجموعه همگی دارای تجارب کافی بوده و آموزش‌های لازم را در این حرفه گذرانده اند. شما می‌توانید جهت اطلاع از انواع مبلمان اداری، پارتیشن اداری و غیره با شماره 02158942 تماس گرفته و با اپراتورهای ما در ارتباط باشید.