میز کنفرانس و اهمیت آن در محیط ادارات

در هر اداره و شرکتی برای برگزاری جلسات مهم به یک فضای مخصوص برای کنفرانس نیاز است. یک اتاق کنفرانس چشمگیر می ‌تواند تأثیر مثبتی در موفقیت مذاکرات داشته باشد. اهمیت میز کنفرانس در ادارات کاملا در برگزاری جلسات کاری قوی همراه با آرامش و آسایش در ارتباط است.

میز کنفرانس باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟ یک میز کنفرانس خوب باید چه سبکی باشد و ابعاد آن به چه صورت باشد؟ در این مقاله به موضوع میز کنفرانس خواهیم پرداخت و به این قبیل سوالات پاسخ خواهیم داد. این مطلب از نوژن را از دست ندهید.

میز کنفرانس چیست؟

میز کنفرانس همانطور که از نامش پیداست محیطی را برای کنفرانس و گفتمان میان مدیران و سرپرست شرکت ها با کارمندان، مشتریان و سایر شرکت ها فراهم می کند. در نتیجه به دلیل نقش مهمی که دارد باید از نظر زیبایی، در خور آن شرکت و فضای اتاق باشد. اتاق کنفرانس و میز آن بخشی از هویت شرکت شما را در جلسات به نمایش می گذارد.

کاربرد میز کنفرانس

قبل از خرید میز کنفرانس، در ابتدا باید کاربرد های آن را مدنظر داشته باشید سپس اقدام به خرید کنید. عموما کاربردهای میز کنفرانس شامل موارد زیر است:

• برگزاری جلسات گروهی در شرکت ها
• برگزاری همایش
• برگزاری مذاکرات و عقد قرارداد
• برگزاری کلاس های آموزشی

اهمیت میز کنفرانس در محیط اداری 

همانطور که پیشتر اشاره شد، عموماً مهم ‌ترین بخش هر سازمانی، اتاق کنفرانس است و قرارداد های کاری در این اتاق انجام می ‌گیرد. در نتیجه ظاهر این اتاق در نگاه اول چشمگیر بوده و می‌ تواند در جذب مراجعه کنندگان تأثیر زیادی داشته باشد.

بنابراین توجه داشته باشید که در هنگام خرید میز کنفرانس، به زیبایی آن نیز توجه داشته باشید و این زیبایی باید به گونه ‌ای باشد که نظر هر بیننده ‌ای را به خود جلب کند. از طرفی در اتاق کنفرانس آسایش و راحتی افراد برای تمرکز بر روی موضوع جلسه مهم است. همچنین صندلی هایی که در اتاق کنفرانس به کار می برید باید از نوع صندلی کنفرانس که دقیقا برای همین میز طراحی شده اند، باید با کیفیت و مرغوب باشد.

اگر برای عقد قرارداد، میهمانان خارج از شرکت باشند بهتر است اتاق کنفرانس در طبقه ای دیگر و یا فضایی باشد که تراکم کارمندان در آن کمتر باشد و رفت و آمد کمتری در آنجا صورت گیرد.

انواع میز کنفرانس از نظر ظاهری

انواع مختلفی از این نوع میز اداری طراحی می شود که متناسب برای قرار گیری در هر فضا با تعداد نفرات متعدد باشد که عبارتنداز:

• میز کنفرانس گرد ( Round conference table )

این مدل از میز کنفرانس، فضا را کمی از حالت رسمی خارج می کند. کمترین تعداد صندلی برای این مدل میز، دو یا سه نفره است. زیرا اگر تعداد افراد بیشتر شود فضا برای دسترسی افراد و نشستن آنها محدود می شود.

• میز U شکل ( U-Shape)

این مدل برای گروه‌ های کوچک و متوسط برای بحث و مشارکت افراد و همچنین تدریس مناسب است. میز U شکل مناسب جلساتی است که توسط پروژکتور، تصویر و ویدیو نیز ارائه می شود. زیرا همه شرکت کنندگان بتوانند به طور کامل تصاویر را مشاهده کنند.

• میز هشت ضلعی (Octagon)

این مدل برگرفته از سبک های قدیمی است به طوری که در راًس اضلاع، مدیران ارشد یا تصمیم گیرندگان قرار می گیرند و سایر افراد در کنار و روبه رو همدیگر می نشینند. گنجایش این مدل حداکثر 30 نفر است. پس بهتر است برای جلسات هیئت مدیره و جلساتی که تعامل بین شرکت‌ کنندگان مهم است استفاده گردد زیرا افراد دید کافی بر تمامی شرکت کنندگان را دارند.

• میز مربع توخالی (Hollow Square)

این نوع میز کنفرانس مناسب تعداد زیر 30 نفر است و برای تعداد بالاتر، این مدل چندان مناسب نیست. از این مدل گاها با نام U بسته نیز یاد می شود.

ویژگی میز کنفرانس استاندارد

ویژگی هایی که به شما کمک می کند دریابید اهمیت انتخاب میز کنفرانس در چیست و به هنگام خرید باید این فاکتورها را لحاظ کنید، عبارتنداز:

• ابعاد میز کنفرانس

میزکنفرانس در ابعاد متفاوت ساخته می شود اما ارتفاع استاندارد برای آن‌‌‌ها ۷۵ سانتیمتر است. طول میز کنفرانس بین ۲ متر تا چندین متر است که بر اساس شرکت کنندگان جلسات طراحی می ‎شود.

• رنگ میز کنفرانس

رنگ میز کنفرانس باید متناسب با میزان نور اتاق کنفرانس و در تضاد با رنگ آن باشد. در مکان ‌‌‌هایی که نور طبیعی وجود دارد، می ‎توان میز کنفرانس را در رنگ تیره انتخاب کرد. همچنین اگر رنگ سالن تیره باشد، میز کنفرانس باید متضاد با آن و از رنگ ‎‌‌های روشن استفاده کرد.

• پذیرایی کردن در جلسات

پذیرایی در زمان برگزاری جلسات و گردهمایی ها، امر مهم و ضروری است. به همین دلیل میز کنفرانس باید به صورتی طراحی شود که امکان پذیرایی برای میهمانان وجود داشته باشد. برخی از میزکنفرانس ها دارای دو قسمت پلکانی هستند که مناسب پذیرایی می باشند.

• ظاهر میز کنفرانس

شکل و طرح میزهای کنفرانس سبب زیباتر شدن اتاق کنفرانس نیز می شود و باید متناسب با سایر دکوراسیون، آن را انتخاب کرد.

• جنس میز کنفرانس

یک میز کنفرانس استاندارد معمولاً از جنس چوب، ام دی اف و شیشه می باشند. یراق آلات، ابزار و چوب استفاده شده در آن باید از جنس مرغوب و مستحکم باشد.

نکات لازم برای انتخاب میز کنفرانس

اندازه اتاق کنفرانس و تعداد شرکت کنندگان: در ابتدا باید بدانیم حدودا چند نفر در جلسات حضور دارند، همچنین باید فضایی را برای رفت و آمد شرکت کنندگان در نظر داشته باشید. سپس یک ابعاد مناسب برای میز کنفرانس را انتخاب کنید.

جنس میزکنفرانس: قاعدتا میزکنفرانس از جنس چوب از دوام بالایی برخورد است، همچنین قیمت به نسبت بالاتری نیز دارد. در هر صورت شما مختار هستید هر نوع جنسی را برای میز کنفرانس خود انتخاب کنید.

دکوراسیون: سبک دکوراسیون نیز در انتخاب میز کنفرانس شما تاثیر دارد. به طوریکه اگر سبک دکوراسیون اتاق مدرن باشد؛ بهتر است شما نیز از میز کنفرانس مدرن استفاده کنید و یا اگر دکوراسیون شما به کلاسیک نزدیک است بهتر است میز کنفرانس خود را کلاسیک و متناسب با رنگ های اطراف انتخاب کنید.

تجهیزات اداری بر روی میز کنفرانس: بیشتر میزهای کنفرانس برای قرار دادن تجهیزات برقی شرایطی را فراهم کرده است مانند فضایی برای عبور کابل های برقی، میکروفن، سوکت های ارتباطی. در هنگام خرید باید به این مورد توجه داشته باشید. زیرا پوشاندن سیم ها و کابل ها بر زیبایی میز و همچنین نظم آن تاثیر می گذارد.

زاویه دید: میز کنفرانس باید به گونه ای طراحی شود که همه شرکت کنندگان دید کافی به اطراف را داشته باشند.

کلام آخر

برای هر سازمان و شرکت بزرگ یا کوچک، یک اتاق به عنوان اتاق کنفرانس و میز کنفرانس ضروری است. پیش از خرید میز کنفرانس لازم است تمام نکات ذکر شده را بررسی کرده و از قبل اطلاعاتی در این زمینه داشته باشیم تا بتوانیم بهترین و با کیفیت ترین میز کنفرانس را انتخاب و خریداری کنیم.

مجموعه نوژن ارائه دهنده انواع مبلمان اداری از جمله میز کنفرانس در ابعاد و طرح های مختلف مطابق با سلیقه شما می باشد.

شما می توانید جهت کسب اطلاعات و راهنمایی بیشتر با تیم نوژن با شماره پنج رقمی 02158942 در ارتباط باشید.