راهنمای مدیریت میز اداری

در طول روز همه ما ساعاتی را پشت میز اداری خود به سر میبریم. اغلب ما هم یک میز مخصوص در اداره برای خود داریم. پس این برای ما مهم است که چگونه میز خود را مرتب کنیم تا فضای بهتر و بیشتری داشته باشیم. در این متن تلاش شده است تا به شما نکات ساده ای در مورد مدیریت میز اداری داده شود.

راهنمای مدیریت میز اداری

برای مدیریت میز اداری خود می توانید به این نکات توجه داشته باشید:

•  کامپیوتر خود را در روبرویتان نگه دارید

این کار باعث میشود که تمرکز خود را حفظ کنید. اما به شما این کمک را هم میکند تا گردن خود را در موقعیت مناسب قرار دهید.
گردن درد یکی از مشکلات بزرگ در اداره ها میباشد. به خودتان فضای کافی بدهید حدود 45 سانت.

• وسایل خود را در نزدیک دست تخصصی خود نگه دارید

فرض کنید که شما دست چپ هستید و تلفن در سمت راست شما بر روی میز اداری شما قرار دارد. هر بار که تلفن زنگ میخورد شما طبق عادت تلاش میکنید تا با دست چپ تلفن را بردارید. برای برداشتن تلفن با دست چپ باید هر بار بدن خود را کامل بچرخایند. البته باید به این نکته توجح داشت که عده زیادی ترجیح می دهند که با دست غیر تخصصی خود تلفن را بردارند تا بتوانند با دست تخصصی خود بنویسند. این مسئله باید برای انها برعکس باشد. برای این افراد باید تلفن در نزدیک دست غیر تخصصی و خودکار در نزدیک دست تخصصی باشد.

این موارد شاید ساده به نظر برسد اما باعث میشود که در بلند مدت اعصاب آروم تری داشته باشید. اعصاب آروم چیزی است که امروزه شاید خیلی گران بها باشد پس منطقی است که با چند کار ساده اعصابی آروم داشته باشید. مدیریت میز اداری خیلی راحت برای شما یک اعصاب آرام هدیه می آورد.

•  تنها موارد مورد نیاز را بر روی میز اداری خود قرار دهید

یکی از کار های ساده مدیریت میز اداری دسته بندی اشیاء است. سعی کنید یک خودکار بر روی میز باشد نه صدتا. تنها چند گیره کاغذ بر روی میز نگه دارید نه هزارتا. شما به تعداد زیادی از یک چیز نیازی ندارید. از منگنه زیاد استفاده میکنید؟ پس آنرا بر روی میز بگذارید. اگر کم استفاده میکنید توی کشو بگذارید. اگر اصلا استفاده ای ندارید پس آنرا در جایی بگذارد که کمتر به آن بر بخورید. هر چند مدت به میز خود نگاه کنید. هر بار که به میز خود نگاه میکنید متوجه میشوید که چه مواردی است که اصلا از آنها استفاده نشده است.

• موارد مشابه

همه ما در ساعات اداری سر مان شلوغ میشود. یکی از مشکلات همه ما هم حواس پرتی است. پس باید برای این مشکل راه حل مناسبی داشته باشیم. سعی کنید که موارد مشابه را کنار هم قرار دهید. سعی کنید تمام وسایل مربوط به نوشت افزار را کنار هم بگذارید. تمامی مدارک را مرتب کنار هم بگذارید. برای دسته بندیهای خود نظم مشخصی داشه باشید. این نظم باید طوری باشد که هیچوقت فراموش نشود.
این کار باعث میشود که در هنگامی که فراموش کرده اید چه چیزی کجاست خیلی راحتتر آنها را پیدا کنید.

• مهم را از غیر مهم تشخیص دهید

شما هم از اون افرادی هستید که همه چز را مهم میداند. در هر مدیریتی نیاز است که مسائل ضروری را از غیر ضروری بشناسیم. یکی از مدیریت ها هم همین مدیریت میز اداری است. اگر دوست دارید تا موارد مهم را بر روی کاغذ بنویسید و جایی بچسبایند. پس بهتر است مطالب مهم را از غیر مهم بشناسیم. کارهای مهم و غیر ضروری شاید نیازی به نوشته شدن نداشته باشند. بهتر است که دقت خوبی در این مسئله داشته باشید فضای شما بیشتر شود. اگر هر چیزی را مهم بخوانید با این کارتان موارد واقعا مهم را هم غیر مهم کرده اید.

• وسایل شخصی

به این علاقه دارید که یک عکس از فرزندتان بر روی میز داشته باشید؟ یا دوست دارید که یک یادگاری از همسرتان بر روی میز داشته باشید. پیشنهاد ما این است که این کار را انجام ندهید! میز اداری بهتر است که تا آنجا که میشود خالی باشد تا فضای مناسب برای وسایل کاربردی شما در اختیار باشد.
اما اگر خیلی اسرار به این کار دارید پس در حداقل حالت ممکن آنرا انجام دهید. دیگر نیازی نیست که میز شما یک البوم عکس باشد. پس تا آنجا که میشود حداقل های شخصی را بر روی میز قرار دهید.

• کاهش حواس پرتی در مدیریت میز اداری

برای گوشی شما نوتیف زیاد می آید؟ یا زیاد زنگ میخورد؟ لپتاپ شما چطور؟ گوشی خود را در حالت سکوت قرار دهید و داخل کشو بگذارید.اگر منتظر تماسی هستید حداقل برنامه های دیگر را سایلنت کنید. سعی کنید تا آنجا که میشود گوشیتان دور از دسترس باشد. هر قدر که حواس پرتی کم تر باشد به نفع شما است.

اگر دوست دارید شبکه های اجتماعی را چک کنید عیبی ندارد. بعد از هر زمان مشخص به این کار بپردازید.برایشان زمان مشخص کنید. نگذارید که شما را در اختیار بگیرند. این بار این شمایید که باید آنها را مدیریت کنید.

•  فضای روبروی خود را خالی کنید

اگر راست دست هستید پس برای دست راست خود فضا ایجاد کنید.
اگر قرار است که هر بار که میخواهید چیزی بنویسید مجبور باشید که فضای روبروی دست خود را خالی کنید پس دچار مشکل شده اید.
سعی کنید که فضای مناسبی برای دست تخصصی خود داشته باشید.

•  مدارک غیر ضروری

مدارک مهم را از غیر مهم جدا کنید. مدارکی که نیاز فوری به آنها هم ندارید همین طور.
سعی کنید میزتان تا آنجایی که میشود از مدارک خالی باشد. برای همین کار اول مدارک غیر مهم و غیر فوری را در جایی مشخص بگذارید.

حال نوبت مدارک مهم ولی غیر فوری است، مقصود مدارکی هستند که شاید اهمیت زیادی داشته باشند اما زمان نیاز آنها به این
زودی ها نیست، آنها را در داخل کشو بگذارید( اگر زیاد نیستند). حال مدارک مهم و فوری را بر گوشه ای از میز بگذارید.
دقت کنید گوشه.

•  میز اداری مناسب داشته باشید

مبلمان اداری مناسب تاثیر گذار است. یکی از نکات مدیریت میز اداری همین شناخت میز مناسب است. اگر توانایی این را دارید تا میز خود را تعویض کنید و میز بهتر بگیرید حتما این کار را انجام دهید.

میز اداری و صندلی اداری بسیار مهم هستند.زمانی که ما با این وسایل میگذرانیم از زمانی که از مبل خانه خود استفاده میکنیم بیشتر است.پس اگر تواناییی این کار را دارید دست به کار شوید.

•  قبل از رفتن دست به کار شوید

هر روز قبل از ترک محل کار خود زمان مناسب تمیز کردن است. اگر در طول روز کاری سرتان شلوغ بوده است پس الان وقت آن شده است. زمانی که برای این کار می گذارید کم است، اما نتیجه مطلوب خیلی راحت به دست خواهد آمد.هر روز کمی وقت بگذارید و هر چیز را دوباره به سر جای خود ببرید.دقت کنید که زمانی که برای این کار میگذارید بسیار ناچیز است.

سعی کنید تا کار خود را با آرامش پیش ببرید. نیازی نیست که از امروز همه این کارها را انجام دهید.اما باید از امروز شروع کنید. مقابله با عادت ها کار سختی است، اما غیر ممکن نیست.مدیریت میز اداری باعث میشود تا آرامش بیشتری داشته باشید. امید وارم که مطالب ما برای شما ارزشمند باشد.

شرکت نوژن ارائه دهنده انواع میز مدیریت و میز اداری آماده ارائه محصولات خود به متقاضیان گرامی است. برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان مجموعه در تماس باشید.